Trợ lý giám đốc thư ký (Assistant Manager Secretary) là một vị trí công việc có vai trò hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động quản lý và hành chính của công ty. Trợ lý giám đốc thường là người làm việc trực tiếp với giám đốc và đảm bảo các công việc của giám đốc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Họ đóng vai trò như một người đại diện thay thế khi giám đốc không có mặt tại công ty.
 |
| tầm quan trọng của trợ lý giám đốc thư ký |
 |
| con đường phát triển nghề thư ký |
Nhiệm vụ và chức năng của trợ lý giám đốc thư ký bao gồm:
1.Thực hiện các công việc hỗ trợ giám đốc, giám sát và quản lý các hoạt động trong công ty theo yêu cầu của ban giám đốc.
2.Sắp xếp và tổ chức các buổi phỏng vấn tuyển chọn nhân sự, các cuộc họp nội bộ trong công ty và với các đối tác.
3.Đặt phòng nghỉ, vé máy bay cho giám đốc và các đối tác.
4.Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động cho từng phòng ban và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc.
5.Lập báo cáo định kỳ cho giám đốc và các phòng ban khác.
6.Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời cần thiết.
7.Lập ngân sách và theo dõi nguồn ngân sách này.
8.Thay mặt giám đốc đưa ra các quyết định cần thiết và giám sát tiến độ công việc.
Trợ lý giám đốc thư ký có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc trong công việc quản lý và đôi khi thay mặt giám đốc đưa ra quyết định. Công việc này yêu cầu họ có cái nhìn tổng quan về công ty và có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.
Kỹ năng sắp xếp công việc của thư ký là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý công việc và đảm bảo hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số mẹo và quy trình giúp thư ký sắp xếp công việc hiệu quả:
1.Liệt kê công việc cần thực hiện: Bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành. Việc này giúp bạn không bỏ sót công việc quan trọng và những công việc không trực tiếp liên quan.
 |
bắt đầu một ngày làm việc mới
|
 |
kết thúc một ngày làm việc
|
2.Sắp xếp và phân loại mức độ ưu tiên: Đánh giá mức độ ưu tiên của từng công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất trước, tránh làm công việc không liên quan đến mục tiêu cuối cùng.
 |
sắp xếp thời gian biểu trong một ngày
|
3.Sử dụng công cụ hỗ trợ: Có thể sử dụng các công cụ như Trello, Notion và Google Calendar để quản lý công việc hiệu quả. Các công cụ này giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, lưu trữ thông tin quan trọng và phối hợp công việc với đồng nghiệp.
4.Giữ sức khỏe và chăm sóc bản thân: Để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả, hãy chú trọng đến sức khỏe và chăm sóc bản thân. Đảm bảo bạn có thời gian nghỉ ngơi và tạo điều kiện để thư giãn não bộ.
5.Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên: Theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Liên hệ và hỗ trợ đồng nghiệp nếu cần thiết để đạt được mục tiêu chung.
 |
| xây dựng chương trình làm việc |
 |
| sắp xếp lịch làm việc cho xếp |
 |
| tổ chức hội họp hội nghị |
 |
các công việc thực hiện khi xếp đi công tác
|
 |
xử lý công việc khi giám đốc đi vắng
|
Kỹ năng xử lý công việc (Work processing skills) là một trong số các kỹ năng cần có trong công việc. Nó liên quan đến khả năng xử lý và thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Để thành công trong công việc, người ta cần phải sở hữu một loạt kỹ năng, bao gồm cả kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết trong việc xử lý công việc:
1.Kỹ năng chuyên môn: Đây là kiến thức và kỹ năng liên quan trực tiếp đến lĩnh vực công việc của bạn. Ví dụ, nếu bạn làm trong lĩnh vực tài chính, bạn cần có kiến thức về quản lý tài chính và các kỹ năng liên quan.
2.Kỹ năng đặt mục tiêu, lập kế hoạch: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và lập kế hoạch để đạt được chúng là một kỹ năng quan trọng trong công việc. Nó giúp bạn có sự định hướng và tập trung vào những việc quan trọng nhất.
3..Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một yếu tố quan trọng trong xử lý công việc. Điều này bao gồm khả năng nghe hiểu, nói, viết và đọc hiểu một cách hiệu quả. Giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng.
4.Kỹ năng làm việc nhóm: Trong môi trường công việc, khả năng làm việc nhóm là một yếu tố quan trọng. Nó bao gồm khả năng hợp tác, chia sẻ thông tin, lắng nghe ý kiến của người khác và giải quyết mâu thuẫn một cách xây dựng.
5.Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu. Nó bao gồm việc ưu tiên công việc, lập lịch làm việc, và sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
Ngoài ra cần phải có kỹ năng sau:
 |
| kỹ năng gửi nhận thông tin |
 |
| xử lý các công việc đột xuất |
Để nghiên cứu vấn đề một cách hiệu quả, sếp giao có thể thực hiện các bước sau đây:
Xác định vấn đề: Đầu tiên, sếp giao cần xác định rõ vấn đề hoặc thách thức mà họ đang đối mặt. Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố gây ra vấn đề và hiểu rõ hơn về tác động của nó lên công việc và tổ chức.
Thu thập thông tin: Sau khi xác định vấn đề, sếp giao cần thu thập thông tin liên quan. Điều này có thể bao gồm đọc tài liệu, tham khảo các nguồn tin tức, hoặc thực hiện cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn để có cái nhìn toàn diện về vấn đề.
Phân tích và đánh giá: Sếp giao cần phân tích thông tin đã thu thập được và đánh giá sự ảnh hưởng của nó đến vấn đề. Điều này đòi hỏi khả năng phân tích logic và đánh giá khách quan để xác định các nguyên nhân và hệ quả của vấn đề.
Tìm kiếm giải pháp: Dựa trên phân tích và đánh giá, sếp giao cần tìm kiếm các giải pháp khả thi cho vấn đề. Điều này có thể bao gồm tư duy sáng tạo, tham khảo các quy trình hiện có, hoặc tìm kiếm ý kiến từ những người có kiến thức và kinh nghiệm tương đương.
Triển khai giải pháp: Sau khi chọn một giải pháp, sếp giao cần triển khai nó và theo dõi quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi khả năng lãnh đạo và quản lý để đảm bảo giải pháp được triển khai một cách hiệu quả.
Đánh giá kết quả: Cuối cùng, sếp giao cần đánh giá kết quả của giải pháp đã triển khai. Điều này giúp xác định mức độ thành công và rút ra bài học kinh nghiệm cho các vấn đề tương lai.
 |
| quy trình nghiên cứu |
 |
| lập kế hoạch nghiên cứu |
 |
| sơ đồ xử lý và lập kế hoạch |
 |
| phân loại công việc |
 |
| phân nhóm công việc theo mức quan trọng khẩn cấp |
Kỹ năng giao tiếp: Thư ký văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Họ phải biết sử dụng ngôn ngữ phù hợp trong công việc và có phong thái, giọng nói tự tin và thuyết phục. Kỹ năng giao tiếp cũng bao gồm khả năng lắng nghe và nhớ chính xác các thông tin quan trọng.
 |
| kỹ năng giao tiếp |
kỹ năng soạn thảo văn bản là khả năng xử lý, biên tập và trình bày thông tin một cách hiệu quả trong các tài liệu văn bản. Nó đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các vai trò công việc và là một yêu cầu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ như viết email, làm báo cáo, xây dựng bài thuyết trình và nhiều công việc văn phòng khác.
 |
| vai trò của soạn thảo văn bản |
Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản, có một số lưu ý sau đây:
1.Hạn chế lỗi sai bằng cách sử dụng các kỹ năng gõ, nhập liệu chuyên nghiệp.
2.Đơn giản hóa văn bản và tập trung vào vấn đề chính.
3.Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn để tăng tính đọc dễ dàng.
4.Căn chỉnh đúng lề giấy và khoảng cách giữa các dòng.
5.Chia nhỏ văn bản thành các đoạn và đặt tiêu đề cho từng phần để tăng tính tổ chức.
6.Sử dụng hình ảnh và biểu đồ để minh họa thông tin.
7.Sử dụng các nguyên tắc soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, bao gồm tránh sai chính tả, 8.trình bày đơn giản, tập trung vào vấn đề duy nhất, căn chỉnh đúng lề và khoảng cách dòng phù hợp, sử dụng font chữ dễ nhìn và kích thước phù hợp.
 |
| các vấn đề chung về văn bản |
 |
| yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản |
 |
| yêu cầu về nội dung văn bản |
 |
| mẫu văn bản thể hiện các phần trong văn bản |
 |
| yêu cầu về thể thức của văn bản |
 |
| yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản |
 |
yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản
|
Các bước thực hiện trong từng giai đoạn khi lập một văn bản:
 |
| b1: giai đoạn chuyển bị |
 |
| b2: lập đề cương và bản thảo |
 |
| b3: trình duyệt và ký văn bản |
 |
| b4: hoàn thiện thủ tục hành chính và ban hành |
a. soạn thảo báo cáo
 |
kỹ thuật soạn thảo báo cáo
|
 |
| lưu ý chung về báo cáo |
 |
| cách viết báo cáo |
 |
| cách thức soạn thảo báo cáo |
 |
| cách thức soạn thảo báo cáo |
|
 |
| mẫu báo cáo 1 |
 |
mẫu báo cáo 2
|
 |
mẫu báo cáo 3
|
 |
| mẫu báo cáo 4 |
b, soạn thảo công văn
 |
| kỹ thuật soạn công văn trong doanh nghiệp |
 |
| kỹ thuật soạn công văn trong doanh nghiệp |
|
|
 |
| kỹ thuật soạn công văn trong doanh nghiệp |
|
 |
| mẫu công văn trong doanh nghiệp |
 |
| soạn thảo công văn hướng dẫn |
 |
| công văn hướng dẫn mẫu |
c, soạn thảo quyết định
 |
| khái niệm văn bản quyết định |
 |
| căn cứ ban hành quyết định |
 |
| nội dung quyết định |
 |
| điều khoản quyết định |
d, soạn thảo thông báo
 |
| khai niệm văn bản thông báo |
 |
| lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản |
 |
| phương pháp soạn thảo thông báo |
 |
phương pháp soạn thảo thông báo
|
 |
| mẫu thông báo trong doanh nghiệp |
 |
| thực hành viết thông báo |
e, soạn thảo biên bản:
 |
| kỹ thuật soạn thảo biên bản |
 |
| kỹ thuật soạn thảo biên bản |
 |
| mẫu biên bản trong doanh nghiệp |
f, soạn thảo tờ trình:
 |
| khai niệm và yêu cầu của tờ trình |
 |
khai niệm và yêu cầu của tờ trình
|
 |
| mẫu tờ trình trong doanh nghiệp |
g, soạn thảo hợp đồng trong doanh nghiệp:
các loại hợp đồng:
 |
| khái niệm hợp đồng |
 |
| hình thức của hợp đồng |
 |
| phân loại hợp đồng |
 |
| các bước soạn thảo hợp đồng |
soạn thảo hợp đồng lao động:
 |
| gợi ý tình hướng hợp đồng hủy bỏ |
 |
| tình huống hợp đồng |
 |
| gợi ý tình huống hợp đồng |
 |
| tình huống soạn thảo hđtm |
 |
| gợi ý tình huống |
 |
| gợi ý câu 1 |
 |
gợi ý câu 3
|
 |
|
h, kỹ năng đóng dấu và quản lý tài liệu:
kỹ năng đóng dấu:
 |
| đóng dấu treo |
 |
| đóng dấu giáp lai |
 |
đóng dấu giáp lai
|
 |
| dấu kèm chữ ký |
kỹ năng quản lý tài liệu:
 |
| nguyên tắc tổ chức và quản lý |
 |
| sắp xếp hồ sơ |
 |
| lưu trữ hồ sơ |
 |
| lập danh muc hồ sơ |
 |
| gợi ý phân loại hồ sơ |
Ngoại hình cũng có thể là một lợi thế cho một trợ lý giám đốc, vì hình ảnh chuyên nghiệp và tự tin có thể tạo dựng lòng tin và sự tôn trọng từ phía đối tác và đồng nghiệp.
Tóm lại, trợ lý giám đốc có nhiều nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ và làm việc cùng giám đốc hoặc lãnh đạo cấp cao. Công việc này yêu cầu kỹ năng tổ chức và quản lý, giao tiếp tốt, và có khả năng giải quyết vấn đề. Ngoại hình cũng có thể đóng vai trò trong việc tạo dựng lòng tin và tôn trọng từ các đối tác và đồng nghiệp
Trên đây là bài viết giới thiệu một cách tổng quan về công việc, yêu cầu kỹ năng của nghề thư ký trợ lý giám đốc, hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho những người đang và có ý định sẽ chọn công việc này. ngoài ra còn giúp cho bạn ứng dụng vào trong thực tế cuộc sống và công việc của mình sao cho thuận tiện khoa học.
tham khảo các khóa học kỹ năng cho nghề thư ký giám đốc.
(click vào icon bên dưới)
Nhận xét :
Đăng nhận xét